4.3 Grille d’analyse
C’est pourquoi le Bengs Lab a défini un panel de questions à se poser en amont du déploiement d’une solution Augmented Worker. Ces questions servent à prendre du recul et à inclure tous les éléments dans la prise de décision. Six thématiques sont abordées : les données disponibles, les processus en place, les solutions existantes, les impacts sur le travailleur, les impacts organisationnels et les valeurs éthiques.
Cette grille d’analyse se découpe en 4 étapes:
A. Processus & Données
B. Solutions
C. Collaborateur & Organisation
D. Ethique
A. Processus & Données
LES DONNEES DISPONIBLES
Tout d’abord, il faut connaitre quelles sont les données générées au sein de l’entreprise. S’assurer que les données disponibles permettront bien de garantir la qualité de la solution Augmented Worker à mettre en place. Pour ce faire, il faut donc couvrir l’existence de la donnée, sa qualité ainsi que ses droits d’accès et d’utilisation. Exemple : le montant dépensé à la cantine chaque jour par employé est disponible, mais n’est pas forcément utile à la performance de la solution.
- Les données nécessaires au fonctionnement de la solution sont-elles répertoriées ?
- Comment seront collectées les nouvelles données ?
- La qualité et la quantité des données répertoriées sont-elles suffisantes pour garantir la performance de la solution ?
- Quels sont les processus permettant de garantir le maintien de la qualité des données ?
- Quelle est l’impact de la dégradation de qualité des données sur l’efficacité de la solution ?
- La solution utilise-elle des données sensibles ? (Personnelles et confidentielles)
- Vos employés ont-ils donné leur accord pour utiliser leurs données personnelles ?
- Les usages de la donnée ont-ils été définis et communiqués à vos employés ?
- Utilisez-vous des données provenant d’autres entreprises afin d’améliorer la performance de vos outils ?
LES PROCESSUS EN PLACE
Evaluer la situation actuelle de l’entreprise et de ses systèmes d’information afin de s’assurer la possibilité d’un déploiement de solution. Pour être optimale, la solution envisagée doit s’intégrer correctement aux systèmes déjà en place. Elle ne doit pas perturber la chaine de production, elle doit assurer le bon fonctionnement de l’organisation et le maintien de la bonne coordination des différentes équipes. Les questions relatives aux outils et processus :
- Quels sont les processus qui doivent être revus pour être améliorés ?
- Ces processus sont-ils appliqués de manière homogène dans l’organisation ?
- Qui sont les principaux acteurs de l’exécution et de la gouvernance de ces processus ?
- Ces processus sont-ils digitalisés ?
- Quels sont les objectifs, qualitatifs et quantitatifs, de l’Augmentation liée à ces processus ?
- Comment la performance de ces processus est-elle mesurée ?
B. Solutions
L’étape suivante consiste en évaluer la pertinence des solutions Augmented Worker. C’est-à-dire mesurer si ces solutions peuvent véritablement résoudre les problèmes métiers identifiés. La recherche de besoins similaires dans d’autres industries peut aider à identifier ces problèmes.
- Une solution pour quel problème ?
- Quelles sont les causes racines ?
- Est-ce la meilleure solution disponible sur le marché pour répondre à votre/vos problèmes ?
- D’autres entreprises ont-elles un/des besoin(s) similaire(s) ? Si oui lesquelles ?
- Un partenariat serait-il envisageable avec ces entreprises ?
C. Collaborateur & Organisation
LES IMPACTS SUR LE TRAVAILLEUR
Le collaborateur est le premier agent impacté par la mise en place de solutions innovantes. Il faut préparer les évolutions des modes de travail et mesurer les impacts pénibilité, charge de travail et sens du travail.
- Un accompagnement de l’ensemble des employés est-il prévu pour leurs expliquer les raisons des transformations futures ?
- Avez-vous veillé au maintien de l’engagement du collaborateur ?
- Les aspects de pénibilité et de charge du travail ont-ils été revus face aux technologies Augmented Worker ?
- Vous êtes-vous assuré que la répartition des tâches entre le système IA et les employés permettent que les interactions soient constructives ?
LES IMPACTS ORGANISATIONNELS
Anticiper les impacts organisationnels du déploiement d’Augmented Worker est essentiel pour éviter tout dérapage dans le mode de fonctionnement de l’entreprise une fois l’offre déployée. La focalisation a lieu au niveau du management, des RH et des performances pour retenir l’offre la plus adaptée.
- Les impacts sur la ligne managériale ont-ils été anticipés, notamment pour le middle management ?
- Les rôles ont-ils été redéfinis pour coller à la nouvelle organisation ? (répartition des tâches, coaching, suivi de performance …)
- La ségrégation des responsabilités est-t-elle claire ?
- Distinguez- vous les populations Augmented Worker et non Augmented Worker dans votre gestion des employés ?
- Quelles adaptations des processus de recrutement et de formation sont prévues ?
- Avez-vous prévu de prendre en compte le statut Augmented Worker dans l’évaluation de la performance ?
D. Ethique
Enfin, après s’être assuré de la faisabilité de la solution au sein de l’entreprise, il faut se demander si la solution est éthiquement viable. C’est-à-dire s’assurer que les processus permettant de garantir la liberté d’actions de l’humain sont en place
- Avez-vous prévu un mécanisme permettant à autrui de signaler des problèmes liés aux biais, à la discrimination ou aux mauvaises performances du système ?
- Avez-vous veillé à mettre en place des processus pour faciliter l’auditabilité du système par des acteurs internes ou externes ?
- Est-ce que le worker sait comment les décisions sont prises ? (Traçabilité du système, processus pour débloquer en cas de désaccord)
- Les workers ont-ils conscience des gains obtenus grâce à l’exploitation de données personnelles ?
- Avez-vous impliqué les travailleurs et autres parties prenantes dès la phase de conception de votre solution ?
- La solution a été conçue pour que le plus grand nombre puisse l’utiliser ? (Discrimination)
- Avez-vous pensé à la diversité de vos utilisateurs dans l’exploitation de la solution choisie ?
- Des règles ont-elles été définies pour prévenir les mauvais usages de vos solutions ?