Les règles de compliance : une négociation optimisée grâce à une plateforme ouverte
Quels sont les enjeux, le périmètre et les principaux usages d’une plateforme collaborative spécialisée sur les sujets de conformité ? Quelles macros-fonctions de la plateforme peuvent répondre à ces enjeux ?
A l’issue de leur réflexion sur les besoins de collecte, l’analyse, la visualisation des échanges et les recommandations de la plateforme, les membres du Lab ont eu pour idée de développer une plateforme dédiée aux sujets de conformité en proposant non plus une plateforme fermée et interne à l’entreprise mais une plateforme ouverte.
Dans un contexte de recrudescence des textes de conformité, la plateforme répondrait tout d’abord à un enjeu de décryptage.
QUEL ENJEU DE DECRYPTAGE ?
Il y a tout d’abord des enjeux génériques :
Les membres du bengs lab ont identifié cinq enjeux génériques au cœur de la proposition de valeur que la plateforme doit porter.
- Assimiler le nouveau contexte légal et réglementaire de façon accélérée (en le simplifiant)
- Elaborer des propositions et dispositifs de conformité simples. L’objectif étant de comprendre les enjeux sous-jacents en s’affranchissant du verbiage et de la complexité des textes
- Partager, pour une entreprise donnée, le niveau de risque résiduel que sont prêts à accepter ses pairs face aux nouveaux textes de loi et de réglementation. C’est aussi l’occasion de partager des bonnes pratiques sur différentes thématiques fonctionnelles : fusions et acquisitions, droit boursier, rémunération des dirigeants, etc. (ex. comment telle entreprise a pu réussir à influencer les proxy advisors et avec quels argumentaires ?)
- Être en capacité de synthétiser rapidement vis-à-vis de la Présidence ou du Comité Exécutif la compréhension des impacts d’un nouveau référentiel de compliance, d’en élaborer des options de parades et d’élaborer des propositions concrètes. Aider, par conséquent, aux prises de décision du Comité Exécutif
- Responsabiliser le législateur sur son rôle en lui renvoyant l’impact des nouveaux textes et faire émerger des règles plus favorables au business.
La plateforme ciblerait un périmètre constitué des règles externes et internes (les modes de fonctionnement internes impactés par les textes). Mais pour quel usage?
Ses usages ont été définis par les membres du bengs lab :
- Mettre en commun des expériences du type « j’applique telles nouvelles règles – de whistle blowing / de data protection, …- et cela a ou n’a pas d’efficacité »
- Proposer pendant les revues trimestrielles des BU des modifications de règles inspirées par les pratiques de la plateforme et mieux « vendre » en interne les adaptations de règles ou les dérogations à la règle (phase de négociation)
- Lister pour chaque thématique le contenu de la loi, la politique actuelle (de rémunération, de data protection, etc.), l’impact du nouveau dispositif et les options et questions qui se posent, ainsi que les premières expérimentations. Le détail des jurisprudences en vigueur est un élément clé présent dans les différentes thématiques
- Communiquer à la direction générale les positions communes acquises avant puis après le lobbying auprès des pouvoirs publics et valoriser l’apport du Secrétariat Général dans la sécurisation du business.
Les bonnes pratiques pour le fonctionnement optimal de la plateforme :
Pour un usage optimal de la plateforme, 4 bonnes pratiques ont été définies par les membres du lab.
- Une discipline et une incitation des participants pour alimenter cette plateforme dans un contexte de moyens très contraints au niveau de la maison mère. Plusieurs possibilités sont offertes afin d’inciter les participants à partager et échanger sur cette plateforme. Un système de freemium avec un coût variable suivant le nombre de connexions peut être envisagé. De même que des ‘crédits fondants’, ceux-ci diminuant plus le temps de non-participation augmente. L’acquisition de ces crédits peut se faire gratuitement lors de l’inscription ou de manière payante. Enfin, un système d’abonnement fixe et/ou variable de même que son entière gratuité (alors incluse dans une cotisation plus globale) peuvent être envisagés
- Un cadre légal propice à l’échange d’informations confidentielles
- Un pilotage par un comité éditorial composé de représentants des participants qui co-définirait les positions communes des entreprises (un noyau « dur » pourrait être constitué de 25 entreprises)
- La mission de modération et animation pourrait être à terme confiée à l’Afep – Association Française des Entreprise Privées – qui gagnerait ainsi en anticipation des risques, en recherche de position commune face aux pouvoirs publics et en compétitivité des entreprises.
TROIS GRANDES FONCTIONS MACRO DE LA PLATEFORME :
La future plateforme digitale inter-entreprises doit pouvoir répondre à trois besoins essentiels : la collecte, la visualisation et les alertes, les échanges et les recommandations.
En conclusion, dans le contexte de recrudescence des textes de conformité et en réponse aux besoins d’échange et recommandations entre Secrétaires Généraux et pouvoirs publics, le rôle des Secrétaires Généraux ressort renforcé autour d’une nouvelle posture et d’une expertise nouvelle :
- Créer la voie au lieu de la subir : le secrétaire général filtre auprès de la Direction Générale les vrais sujets « lourds » nettoyés des thèmes pour lesquels les pratiques de place l’auront convaincu d’une « dérogation » ou d’une gestion du risque possibles.
- Devenir le chantre du big data alphabétique. La nouvelle valeur ajoutée des secrétaires généraux est de s’appuyer sur des données concrètes, internes et externes de façon à accélérer les cycles décisionnels en matière de gouvernance à adopter.
Sponsor d’une nouvelle gouvernance de nature algorithmique, les secrétaires généraux ont à cœur de laisser les chatbots et autres bots sémantiques faire le travail d’exégèse pour organiser le dialogue entre pairs, puis d’organiser la mise en œuvre des processus avec les relais de lobbying externes et avec les acteurs de la déclinaison interne des nouvelles règles (contrôle interne et transformation).
Les secrétaires généraux concurrencent ainsi les directeurs Financiers et Comptables dans la maîtrise du Big Data au sein des Etats-majors et dans l’anticipation de fonctions corporate robotisées.