En tant que leader de l’assurance mutuelle française, le groupe COVEA – composé des marques MAAF, MMA et GMF – fait face à une évolution constante des contraintes réglementaires. La multiplication des textes réglementaires et des exigences de mise en conformité imposées par les autorités de contrôle oblige les assureurs à maîtriser la relation avec leurs tiers (clients, fournisseurs et courtiers, au minimum). COVEA est ainsi soumis à des contrôles renforcés sur ses fournisseurs et doit optimiser la gestion opérationnelle et réglementaire de ses achats. Avec l’aide de Bengs, COVEA a mis en place un dispositif permettant de piloter l’ensemble des risques liés aux achats et aux fournisseurs, tout en responsabilisant les collaborateurs pour réduire l’exposition du groupe à ces risques.
12 mois pour se doter d’un dispositif de qualification et d’évaluation des tiers, fiable, auditable et piloté
Au cours du premier mois, Bengs a évalué le risque pour COVEA de ne pas agir vis-à-vis de ses tiers fournisseurs – la « carence à ne pas faire ». Les conséquences sont multiples :
- Financières et judiciaires : une dépendance économique peut coûter au groupe jusqu’à 10% de son chiffre d’affaires, et trois ans d’emprisonnement pour son mandataire social. La corruption avérée chez des fournisseurs expose le groupe à une amende pouvant atteindre 1 M€ pour les personnes morales et 200 000€ pour les dirigeants en cas de défaut de mise en œuvre des mesures de prévention et de détection.
- Opérationnelles : une défaillance d’un fournisseur monopolistique pourrait entraîner une interruption de service.
- Image de marque: les sanctions pénales faisant l’objet d’une publication officielle risquent d’être relayées dans la presse, affectant ainsi la réputation de l’entreprise, notamment en cas de pollution ou de défaillance accrue par défaut de paiement.
Convaincue des risques encourus en ne prenant aucune mesure, la direction générale de COVEA a confié à Bengs, en collaboration avec les directions Achats et Conformité, la mission de structurer son programme Tiers, en mettant l’accent sur les fournisseurs et sous-traitants. Les objectifs prioritaires étaient les suivants :
- Renforcer le dispositif d’évaluation des fournisseurs
- Avoir une vision globale et cohérente des risques liés aux relations avec l’ensemble des fournisseurs du groupe
- Assurer la convergence des projets en lien avec les fournisseurs
- Accélérer les consensus entre les directions métiers
- Bâtir une gouvernance claire et partagée du pilotage des fournisseurs, dans la durée
Après définition de la gouvernance du programme, une nouvelle phase de 9 mois a consisté à
- Cartographier 9 risques fournisseurs cibles (dépendance économique, santé financière, devoir de vigilance, lutte anti Corruption, lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme , documents légaux ,RGPD, Sécurité des SI et e-réputation)
- Recenser les projets en lien avec la gestion des fournisseurs modéliser le portefeuille de ces projets en identifiant les manques, interactions et redondances inter-projets
- Concevoir le dispositif de qualification et d’évaluation pragmatique des risques et digitaliser les processus et la gouvernance associés
- Adapter les moyens de surveillance et les plans d’actions en fonction de la criticité des fournisseurs, au regard de chaque risque.
Accélérer la transformation vers une meilleure maîtrise des risques tiers fournisseurs
Ce programme complexe, transversal et ambitieux, touche à de nombreux domaines et métiers. Pour y parvenir, COVEA a mis en place une stratégie transformationnelle à la hauteur de ses ambitions.
Il s’agit dans un premier temps de sensibiliser chaque collaborateur aux risques d’exposition dès qu’une relation avec un tiers était établie. Cette sensibilisation est passée par une responsabilisation accrue des opérationnels dans le processus de décision et l’adoption des meilleures pratiques. Ensuite, la maîtrise de l’activité sur le plan réglementaire devait être renforcée, ce qui impliquait une connaissance approfondie et un respect rigoureux des réglementations en vigueur.
La dernière phase du programme allait au-delà de l’accompagnement classique au changement. Elle impliquait une coordination minutieuse des actions à l’intersection des projets et des métiers, en se concentrant sur trois axes : communication, formation et accompagnement du changement. Cette approche a permis d’harmoniser les pratiques de gestion des fournisseurs, malgré la diversité des processus, des outils et des pratiques de recours au sein des différentes branches de l’entreprise.
Il était crucial d’accompagner cette transformation non seulement en interne, avec les collaborateurs, mais aussi en externe, avec l’écosystème des fournisseurs. COVEA s’est assuré également que ce programme interagissait harmonieusement avec d’autres initiatives stratégiques telles que le Plan stratégique, le Programme RSE, le Projet de lutte contre la corruption et la cartographie des risques associés, ainsi que le Projet Devoir de Vigilance.
Pour garantir le succès de cette transformation, une démarche de mobilisation et d’engagement durable des collaborateurs a été mise en place en trois étapes :
- Rédaction du storytelling du programme : Ce storytelling mettait l’accent sur la responsabilisation des collaborateurs, en lien avec l’un des axes clés du plan stratégique du groupe, et se déclinait en objectifs business par métier.
- Structuration de l’usine de production, validation et diffusion des contenus : Cette étape impliquait la co-production des contenus, la coordination et la capitalisation des ressources, tout en responsabilisant les acteurs locaux de la transformation dans les différents métiers afin de les rendre autonomes sur le long terme.
- Cadrage des parcours d’apprentissage par typologie d’acteurs clés : Les parcours d’apprentissage étaient adaptés en fonction des différents rôles (achats, opérationnels, conformité, contrôle interne). La première campagne d’activation du changement se concentrait sur le risque d’exposition des sous-traitants critiques.
COVEA a ainsi transformé la contrainte réglementaire en un véritable levier d’amélioration de la performance opérationnelle, en intégrant une gestion des risques fournisseurs robuste et une culture de responsabilisation et de conformité à tous les niveaux de l’entreprise.
