The packaging industry is getting more and more complex and so go the development of innovative product solutions. To stay on the fast track you need to deliver faster than your competitors, you need to be easy to work with and even more in a fast moving environment. Add to this a clear ambition to double sales growth and to increase margin and there’s a need to enable the organization with an efficient framework to better value the pipeline of new opportunities, simplify the ways of working, foster easier collaboration and in turn gain competitiveness.

Enhance Innovation Project Portfolio Management practices to accelerate decision making process and secure commitments to clients

Building upon the corporate Stage & Gate foundations, we helped a global manufacturer of consumer dispensing packaging to set up a common set of methods and tools to bring project portfolio management practices to the best practices of the industry. 

Customers expect their suppliers to be right at the first time. By better linking technical scope progress, deadlines, costs and resources needed, the project manager better analyzes the impacts of a shift, anticipate the deviation from the targets and better coordinate with the contributing teams.

With a more reliable and less time-consuming consolidation of the projects’ forecasts at portfolio level, the business managers are better equipped to monitor the execution of their strategic plan, prioritize projects and release budget.

Above all, it is a bright new project management mindset that is expected to come along with it: a mindset which has been growing positively since the last three years but that now must rise to the level of the best professional standards of the market in order to allow Aptar to make a step ahead and stay above the competition.

Focus on a scope that will leverage the bigger business impact

Priority was given first to new product development projects. In most industries the development represent approximately 20% of the product total cost. But 80% of the decisions that are made at that stage will have impact on later product quality and margin and ultimately on the contribution to sales.

Also the business segments and regions consolidating a significant contribution to the company’s turnover were considered as the pionniers.

Hack the legacy, experiment and scale a minimum viable product

This global manufacturer is operating worldwide, in various businesses (Beauty, Home care, Pharmaceutical, Food and Beverage…) each facing their own challenges. It’s not hard to imagine the difficulties encountered in trying to harmonize ways of working. At the same time some local initiatives had proven strong benefits on which we can capitalize but without trying to apply the model of one business to all the other . It was all about going one step further! But how?

Breaking from the conventional V-cycle and pushing agility beyond its limits, we decided to use the methods of the fast growing start-ups to converge on a common set of robust business rules and digitalize project portfolio management through a an enterprise wide solution (Planisware). We transformed a community of PM Champions into a team of Hackers to crack a solution that could work effectively and bring positive business impacts in less than 6 months.

Within that period of time the teams managed to secure the next quarterly forecast of the Innovation portfolio, connect project execution to cost controlling and revenue recognition, as well as initiate a first level of resource management. All the experimentations are made on real data in order to stay as close as possible to the business reality, and accelerate the ramp-up.

It is also supported by a viral communication and change management campaign to promote the initiative reaching a worldwide audience, federating a community and progressively engaging people.

L’industrie du packaging devient de plus en plus complexe et il en va de même pour le développement de solutions de produits innovants. Pour maintenir une position de leader, vous devez livrer plus vite que vos concurrents, vous devez rester flexible vis à vis de vos clients et qui plus est dans un environnement en évolution rapide. Si l’on ajoute à cela une ambition afficher de doubler la croissance des ventes et d’augmenter la marge, il est nécessaire de fournir à l’organisation un cadre de pilotage efficace, de mieux valoriser le pipeline de nouvelles opportunités, de simplifier les méthodes de travail, de favoriser une collaboration plus aisée et, par conséquent, de gagner en compétitivité.

Améliorer les pratiques de gestion du portefeuille de projets d’innovation pour accélérer le processus de prise de décision et sécuriser les engagements clients

En nous appuyant sur les fondamentaux du Stage & Gate, nous avons aidé un grand industriel du packaging à mettre en place un corpus de méthodes et d’outils pour aligner les pratiques de gestion de portefeuille de projets sur les meilleures pratiques de son industrie.

Les clients attendent de leurs fournisseurs qu’ils produisent en conformité du premier coup. En établissant un lien plus étroit entre l’avancement du périmètre contractuel et technique, les délais, les coûts et les ressources nécessaires, les managers de projet sont mieux armés pour analyser les impacts d’un changement de périmètre, anticiper les dérives par rapport aux objectifs et assurer une meilleure coordination avec les équipes qui y contribuent.

Grâce à une consolidation plus fiable et moins longue des prévisions des projets au niveau du portefeuille, les directeurs de business units bénéficient d’une information plus fiable pour suivre l’exécution de leur plan stratégique, prioriser les projets et débloquer les budgets.

L’élévation des pratiques de pilotage des projets au standard des meilleures pratiques de l’industrie doit permettre au groupe de maintenir une longueur d’avance sur son marché. Pour être efficace, c’est un tout nouveau mindset qu’il faut développer et entretenir sur la durée.

S’attaquer d’abord à un périmètre où l’impact business sera le plus visible

La priorité a d’abord été mise sur la maîtrise des portefeuilles de projets de développement de nouveaux produits. Dans la plupart des industries, le développement représente environ 20 % du coût total du produit. Mais 80 % des décisions prises à ce stade auront un impact sur la qualité et la marge ultérieure du produit et, en fin de compte, sur la contribution aux ventes.
Les secteurs d’activité et les régions qui contribuent de manière significative au chiffre d’affaires du groupe ont également été choisies comme pilote de l’initiative.

Hacker les processus existants, expérimenter en cycle court avant d’amplifier le changement

Cet industriel du packaging opère dans le monde entier, dans diverses activités (beauté, entretien, pharma, alimentation et boissons…), chacune faisant face à ses propres défis. Il n’est pas difficile d’imaginer les difficultés rencontrées pour tenter d’harmoniser les méthodes de travail. Dans le même temps, certaines initiatives locales se sont avérées très bénéfiques et il est possible d’en tirer parti sans pour autant essayer un modèle unique à tous les autres. Il s’agissait d’aller plus loin ! Mais comment ?

Rompant avec le cycle en V classique et poussant l’agilité au-delà de ses limites, nous avons décidé d’utiliser les méthodes des start-ups à croissance rapide pour converger vers un ensemble commun de règles de pilotage robustes et digitaliser la gestion du portefeuille de projets grâce à une solution d’entreprise (Planisware).

Nous avons transformé une communauté de PM Champions en une équipe de Hackers afin de mettre au point une solution qui pourrait fonctionner efficacement et avoir un impact positif sur le business en moins de 6 mois.
Dans ce laps de temps, les équipes ont réussi à fiabiliser l’atterrissage des prévisions trimestrielle du portefeuille d’innovation, à relier le pilotage de l’exécution des projets de développement au contrôle des coûts et à la reconnaissance des revenus, ainsi qu’à lancer un premier niveau d’optimisation des plans de charge.

Toutes les expérimentations sont faites sur des données réelles afin de rester au plus près de la réalité de l’entreprise et d’accélérer la montée en puissance.

Elle est également soutenue par une campagne de communication virale et de gestion du changement pour promouvoir l’initiative auprès d’un public international, fédérer une communauté et engager progressivement les collaborateurs.